Informations sur le Symposium

The deadline for submission of papers for the printed proceedings is 12 November 2004, 18:00 CET. See Proceedings for further details.

2004-10-20 : A report of the Symposium has been prepared by the Chairs of the Scientific Organising Committee. It is available online.

2004-09-23 : A Final Announcement containing some practical information for participants of the Symposium is now available. It includes details on how to deliver material for the invited and oral presentations, transport from Paris to Meudon, network connections during the Symposium and the social dinner. See the Final Announcement link.

2004-09-20 : Attention ! Les inscriptions au symposium sont arrêtées. La liste des participants (y compris ceux qui sont sur liste d'attente) est complète.

2004-09-04 : Attention ! La limite du nombre de participants au symposium est atteinte. Si vous vous inscrivez maintenant, vous serez mis sur une liste d'attente et informés personnellement, dans les semaines qui viennent, si des places se libèrent vous permettant d'assister au colloque.

2004-08-20 : Pour des raisons de sécurité, veuillez noter que le nombre de participants ne peut excéder 230. Les demandes ultérieures seront inscrites en liste d'attente. Elles seront acceptées en cas de désistements.

2004-08-16 : L'ensemble des abstracts (contributions invitées, contributions orales et posters) est disponible ici.

2004-08-09 : Les instructions pour la préparation des comptes-rendu sont disponibles ici.

2004-07-01 : Le programme du symposium est maintenant définitif. Il est disponible ici.

2004-05-01 : La date de clôture pour les candidatures de bourse est passée. Aucune candidature ne sera plus acceptée.

2004-03-04 : La liste des hôtels préparée par le Comité Local d'Organisation est disponible ici.

2004-02-16: l'inscription au Symposium à tarif préférentiel était ouverte de mi-Février au 31 Mai 2004. Des inscriptions à tarif normal sont possibles jusqu'au 15 Septembre 2004. Cliquer sur Inscriptions et remplissez les formulaires en ligne.

Spécial Etudiants et Jeunes Chercheurs : vous avez la possibilité de poser votre candidature pour une bourse finançant (partiellement ou en totalité) les frais d'inscription au Symposium, votre voyage et une indemnité journalière pour votre séjour. Cliquer sur Inscriptions et suivez les instructions.

Gaia ou l'Univers en 3D

Les Rencontres de l'Observatoire 2004 seront consacrées à un Symposium sur "Gaia ou l'Univers en 3D". Il se tiendra à l'Observatoire de Paris, sur le site de Meudon, bâtiment 18 (LAM), du 4 au 7 Octobre 2004.

La date choisie pour ce Symposium correspond à la fin de la phase de définition de Gaia. Les enjeux de ce Symposium sont

• de présenter à la communauté scientifique le design retenu pour la mission, ses caractéristiques et performances définitives, et d’approfondir en conséquence ses applications scientifiques
• de sensibiliser la communauté au potentiel extraordinaire de Gaia et de transmettre aux jeunes générations l’expertise acquise au cours des premières phases de préparation de la mission, et tout au long de la mission Hipparcos. Les étudiants et jeunes chercheurs y sont donc particulièrement bienvenus
• d'organiser les prochaines étapes de la préparation scientifique de la mission, en particulier la réduction des données, qui constitue un défi majeur avec un pétabyte de données interconnectées qui doivent être traitées globalement et de manière itérative, et la préparation l’exploitation scientifique des données.

Practical information for all participants to the Symposium

1) Registration on Sunday 3 October (afternoon)
Material for the symposium (bags, badges, maps, lunch tickets, invitation to social dinner, book of abstract etc.) may be collected on Sunday 3 October, from 14:00 to 19:00, at the Observatoire de Paris, in Bâtiment Perrault (the main building with the white dome), in Salle du Conseil which is located at the ground floor. (This material can also be collected on Monday 4 October during the pause in the morning session at the Symposium.)

Please note: The entrance is located at 77 Avenue Denfert-Rochereau (Paris 14ème, metro Port Royal or Denfert-Rochereau). There is a bell to call the guard. A list of participants will be given to him and he will ask your name. The "Salle du Conseil" is about 300 m from the entrance, at the same level, left side of Batiment Perrault.

2) From Paris to the Amphitheatre of Meudon Observatory
- From the main railway station "Montparnasse" to "Bellevue": take the omnibus train, direction Sèvres or Sèvres R.G. (Rive Gauche). There is one train every 15 min and the journey takes 12 min. Bellevue is the 4th station, after Vanves-Malakoff, Clamart and Meudon.

- From the SNCF railway station "Bellevue" to the amphitheatre of Meudon Observatory: buses will wait for participants in front of the station, at the times given below. (If you miss the train, there will be no bus!).

Monday 4, Tuesday 5 and Wednesday 6 October:
departure from gare Montparnasse: 8h 39. Arrival Bellevue 8h 51.

Thursday 7 October:
departure from gare Montparnasse: 9h 09. Arrival Bellevue 9h 21.

- In the evening, after the sessions, a bus will bring participants to the Bellevue train station.

3) Transportation tickets
Mixed tickets, metro + bus + RER + train (RATP + SNCF) are available in Paris, in any metro (RATP) or railway (SNCF) station. We recommend you buy this kind of ticket. Two of them are very convenient: "Mobilis" (daily ticket) or "Paris Visite" (Tickets for 1, 2 3 or 5 days). Meudon is in the suburbs (zone 3), which means that you must buy tickets for zones 1 to 3.

More information (in English) can be found at http://www.transport-idf.com, or http://www.ratp.fr/.

4) Social dinner
The social dinner will take place on a "bateau mouche", on Wednesday 6 October, from 8 pm to 1 am. Participants are expected to embark promptly at 19h30. Invitation and information about how to get there are given with the symposium material. The bateau mouche is called "Bel Ami" and belongs to the Society Bleu Seine.

Important: Please inform the LOC (yves.viala@obspm.fr) in any of the following cases:
· you will not participate in the social dinner
· you want a vegetarian meal
· you are allergic to a particular product.

5) Computing facilities and connection to the network
A room with a few PC and MacIntosh computers (with DHCP servers) will be available to participants. It will also be possible to connect your personal computer to the network, equipped with a DHCP server. The room is located very near (100 m) to the amphitheatre (building 18), in building 15 (Computing Centre: SIO, see map on Symposium website or at the Meudon website ) and will be open from 9 am to 6 pm.

6) Posters
The total number of posters is 99! Depending on the number of supports that will be available there will be one or two poster sessions and/or one or two rooms where they will be displayed. Labelling of posters will follow the order of the book of abstracts. Poster size: typically A0, i.e. 84 x 120 cm, portrait format.

7) Invited and Contributed Talks
To avoid loss of time between talks, all speakers will have to install their presentations in advance on a computer devoted to the symposium. Please put your name on the file containing your talk and use an extension corresponding to the software used to create it (for example: viala.ppt, viala.pdf, etc). If you use more exotic software, or have special requirements, please inform the LOC!

If your presentation is ready before the start of the Symposium, please send it as an attached document to yves.viala@obspm.fr. This is the preferred option!

If the document is too large (more than 5-10 Mb), it is preferable to put it on the anonymous FTP site of the Paris Observatory.

Connect to: ftp.obspm.fr, user: anonymous, passwd: your electronic address.
Put your file on /incoming/gaia and inform the LOC (name of file, type of file…) by sending a mail to yves.viala@obspm.fr.

More information on using the anonymous ftp (in French) at: http://www.obspm.fr/~websio/fichiersHTML/Fiches/base/ftpanonyme.html).

You can also provide us with a copy of your talk on a CD Rom or USB memory stick, in advance of the session in which you are invited to talk.
Even if you have sent your talk in advance, please keep an electronic copy of your talk and bring it with you.

8) Proceedings
Instructions for the processing are available from the web site of the Symposium, along with the LaTeX template. Page allocation: 8 pages for an oral contribution, 4 pages for a poster. Deadline for receipt of papers is 12 November 2004.

Gaia a été sélectionnée comme l'une des Pierres Angulaires du Programme Scientifique de l'Agence Spatiale Européenne en Octobre 2000, et confirmée, en Mai 2002, comme l'une des missions phares du programme "Cosmic Vision 2020" de l'Agence.

Conçue dans la foulée du succès du satellite Européen Hipparcos, première mission d’astrométrie spatiale, Gaia permettra de décrypter notre Univers proche, sa composition, son origine et son histoire. En effet, une précision astrométrique de l'ordre de quelques micro-secondes de degré (soit une précision environ 100 fois plus grande que celle obtenue avec Hipparcos) pour plus d'un milliard d'objets (soit 10 000 fois plus qu'Hipparcos), jusqu'à la magnitude 20, sera associée à la détermination des vitesses radiales et à un diagnostic astrophysique détaillé, fourni par une photométrie de précision en 15 couleurs et des spectres à moyenne résolution. Ces performances permettront la détection et la caractérisation de tous les types d'étoiles de toutes les populations stellaires de notre Galaxie à tous les stades d'évolution. Elles permettront également la détection de tous les types de systèmes et, en particulier, de milliers de systèmes planétaires extra-solaires, la détection de dizaines de milliers de petits corps du système solaire (orbites et taxonomie), de quasars, de supernovae et de galaxies.

Par une analyse en profondeur de notre Galaxie et des objets qui la constituent, Gaia permettra de comprendre notre place dans l'Univers, l'histoire de la formation des étoiles, des planètes et des galaxies. Notre Galaxie, décryptée dans ses moindres détails, pourra servir de référence pour analyser les observations globales de galaxies très lointaines obtenues par d'autres observatoires, au sol ou dans l'espace. Gaia permettra aussi de tester avec une précision sans précédent les effets de la relativité générale.

Depuis Mai 2002, la mission est en phase de définition. Celle-ci inclut des études scientifiques et technologiques dans de nombreux domaines pour démontrer la faisabilité de la mission et définir les caractéristiques et les performances finales de l'instrument : définition précise de l'instrument spectroscopique, développement des algorithmes de détection, construction d'un prototype d'analyse des données, mais aussi étude détaillée du plan focal (grand champ et grand nombre de CCD assemblés), faisabilité de grands miroirs en SiC, stabilité du banc d'optique, traitement des données à bord, etc. Chacune de ces études aura des répercussions sur les performances de l'instrument et leurs résultats conditionnent, en conséquence, les découvertes scientifiques qui seront ou non réalisables.

L'ensemble de ces études préliminaires doit s'achever fin 2004, et Octobre sera le moment de présenter à la communauté astronomique les résultats de celles-ci, les caractéristiques et performances définitives de Gaia, et d'approfondir en conséquence le potentiel scientifique de la mission.

Par ailleurs, ce sera le moment de (re-) sensibiliser la communauté, et en particulier les jeunes collègues, aux perspectives scientifiques ouvertes par Gaia et à ses nombreux domaines d'application. Enfin, ce sera aussi l'époque propice pour démarrer, ou intensifier, les travaux préparatoires à la mission d'une part, à l'exploitation de ses données d'autre part. Les domaines sont nombreux où un tel afflux de données doit changer nos méthodes d'analyse et d'interprétation, et où des observations complémentaires doivent être envisagées (spectroscopie à haute résolution, vitesses radiales pour les étoiles les plus faibles du programme, etc.)

Comité d'Organisation Scientifique
Honorary Chairman: Adriaan Blaauw
Catherine Turon (Présidente), Michael Perryman (Co-Président)

Frédéric Arenou,   Coryn Bailer-Jones,   Ulrich Bastian,   Erik Høg,   Andrew Holland,
Carme Jordi,   David Katz,   Mario Lattanzi,   Floor van Leeuwen,
Lennart Lindegren,    Xavier Luri,   François Mignard

Comité Local d'Organisation
Yves Viala (Chair)
Olga Martins,    Annick Oger,    Françoise Crifo,
Alain Doressoundiram,    Daniel Hestroffer,    Annie Spielfieldel

Web & Proceedings
Karen O'Flaherty

The Symposium will begin at 09:30 on Monday 4 October and is scheduled to close on Thursday 7 October at 16:00. Please check the programme for details of opening and closing times for the daily sessions.

The Scientific Organising Committee has selected the invited and oral contributions to be presented. They are listed below. The list of all contributions (invited, oral and poster) can be found here. A list of abstracts, organised per session, is available here.

Chair: Karri Muinonen

Chair: James Binney

Chair: Carla Cacciari

Chair: Poul Erik Nissen

Chair: Catherine Césarsky

Registration

All Symposium participants must register using the registration tools below. Early registration (at a reduced rate) is open until 31 May 2004. Participants registering after this date must pay the full fee. Latest date for registration was 15 September 2004. The registration list for the Symposium is now full.

Les participants au Colloque doivent s'occuper eux-mêmes de leur hébergement (à l'exception des jeunes scientifiques pris en charge par le Symposium pour lesquels l'hébergement sera organisé par le Comité Local d'Organisation). Le Comité Local d'Organisation préparée une liste d'hotels avec lesquels des accords ont été passés pour obtenir des tarifs préférentiels pour les participants. Cette liste est disponible ici.

Attention : Réservez votre hôtel des que possible, dans les semaines qui viennent. Il y a un risque non négligeable que la plupart des hôtels à Paris affichent complet car, malheureusement, en même temps que notre colloque se tiendra à Paris le Salon de l'Automobile (sa date n'a été annoncée que très récemment, bien après que la date du colloque Gaia n'ait été fixée !). Le Salon de l'Automobile est l'une des manifestations les plus importantes de Paris qui attire beaucoup de monde !

Le symposium se déroulera sur le site de Meudon de l'Observatoire de Paris, dans l'amphithéâtre du LAM, bâtiment 18 sur le plan du campus (lien ci-après sur la page d'information de l'Observatoire de Paris).

Attention : Nous ne saurions trop vous recommander de réserver votre hôtel dès que possible. Les dates du symposium Gaia coincident avec celles du "Salon de l'Automobile" de Paris – une des plus importantes manifestations qui attire un grand nombre de visiteurs. Il y a un risque non négligeable que la plupart des hôtels de Paris affichent complet pour cette période.

Note pour ceux qui ont obtenu une bourse du SOC : L'hébergement des jeunes scientifiques et étudiants qui ont obtenu une bourse du Comité d'Organisation Scientifique sera organisé par le Comité Local d'Organisation.

Hotels recommandés par le LOC

Ci-après est donnée une liste des hôtels qui ont passé un accord avec le Comité Local d'Organisation pour offrir un hébergement à coût réduit. Pour bénéficier de ce coût réduit vous devez mentionner "Colloque Gaia 2004" dans votre demande de réservation. Vous pouvez réserver par téléphone, fax, courriel et, dans la plupart des cas, par l'intermédiaire du web. Un certain nombre de chambres (nombre indicatif donné entre parenthèses à côté du nom de l'hôtel) sont pré-réservées pour le symposium Gaia ; cette pré-réservation ne sera valable que durant quelques semaines.
Ces hôtels sont localisés dans des lieux pratiques pour se rendre au symposium (arrondissements du sud de Paris proches de la gare Montparnasse et de l'Observatoire de Paris, villes de la banlieue sud-ouest de Paris comme Meudon, Sèvres…).
Autant que possible, cette liste d'hôtels sera régulièrement ré-actualisée.

Hotel CAMPANILE MAINE MONTPARNASSE (**) (25 chambres réservées)
146, Avenue du Maine - 75014 PARIS. (Metro : Alésia or Mouton-Duvernet)
Chambres : Simple: 69 Euros; Double: 75 Euros. Petit déjeuner : 6.80 Euros
Téléphone : 33 (0)1 53 74 60 00 – Fax: 33 (0)1 40 47 01 49
e-mail: campanile.mainemontparnasse@wanadoo.fr
Site web : Campanile hotel group [http://www.campanile.fr]
Note: A 700 metres de la gare Montparnasse. Quartier Montparnasse. Quartiers proches Quartier Latin, Luxembourg, Saint Germain des Pres.

Hotel AROTEL (**) (25 chambres réservées)
74, Boulevard Edgar Quinet - 75014 PARIS. (Metro : Edgar Quinet)
Chambres : Simple: 74 Euros; Double: 83 Euros. Petit déjeuner: 6 Euros
Téléphone : 33 (0)1 43 35 46 66 – Fax: 33 (0)1 42 79 03 64
e-mail: reserv@arotel.com
Site web : Hotel website [http://www.arotel.com]
Note: A 500 metres de la gare Montparnasse. Quartier Montparnasse. Quartiers proches Quartier Latin, Luxembourg, Saint Germain des Pres.

Hotel IBIS MEUDON-LA-FORET (**) (20 chambres réservées)
7, route du Colonel Moraine – 92360 MEUDON-LA-FORET
Chambres : (1-2 persons) 78 Euros. Petit déjeuner: 6 Euros
Téléphone : 33 (0)1 45 37 09 09 – Fax: 33 (0)1 40 94 00 19
e-mail: h0948@accor-hotels.com
Site web : Ibis hotel group [http://www.ibishotel.com]
Note: L'hôtel le plus proche de l'Observatoire de Meudon (2 km). Dans une petite ville (activités du soir et nocturnes réduites !). On peut accéder à Paris en prenant le bus 179 jusqu'au Pont-de Sèvres où se trouve la station de métro : Pont de Sèvres (terminus de la ligne 9).

Hotel IBIS ALESIA (**) (10 chambres réservées)
49, Rue des Plantes - 75014 PARIS. (Metro : Alésia)
Chambres : (1-2 persons): 81 Euros. Petit déjeuner : 6 Euros
Téléphone : 33 (0)1 53 90 40 00 – Fax: 33 (0)1 53 90 40 15
e-mail: h0959@accor-hotels.com
Site web : Ibis hotel group [http://www.ibishotel.com]
Note: A 1500 metres de la gare Montparnasse. Quartier Alésia/Montparnasse. Quartiers proches Quartier Latin, Luxembourg, Saint Germain des Pres.

Hotel DAGUERRE (**) (15 chambres réservées)
94, Rue Daguerre - 75014 PARIS. (Metro: Gaieté or Denfert-Rochereau)
Chambres : (1-2 persons): 83 Euros, Petit déjeuner inclus
Téléphone : 33 (0)1 43 22 43 54 – Fax: 33 (0)1 43 20 66 84
e-mail: hoteldaguerre@wanadoo.fr
Note: A 500 metres de la gare Montparnasse. Quartier Denfert-Rochereau/Montparnasse. Quartiers proches Quartier Latin, Luxembourg, Saint Germain des Pres.

Hotel LE PARNASSE (**) (40 chambres réservées)
79, Avenue du Maine - 75014 PARIS. (Metro: Gaieté or Montparnasse-Bienvenue)
Chambres : Single: 87 Euros; Double: 107 Euros, Petit déjeuner inclus
Téléphone : 33 (0)1 43 20 13 93 – Fax: 33 (0)1 43 20 95 60
e-mail: leparnasse@dial.oleane.com
Note: A 200 metres de la gare Montparnasse. Quartier Montparnasse. Quartiers proches Quartier Latin, Luxembourg, Saint Germain des Pres.

Hotel ARCADIE (***) (7 chambres réservées)
71, Avenue du Maine - 75014 PARIS. (Metro: Gaieté or Montparnasse-Bienvenue)
Chambres : (1-2 persons): 103 Euros, Petit déjeuner inclus
Téléphone : 33 (0)1 43 20 91 11 – Fax: 33 (0)1 42 79 87 15
e-mail: hotel.arcadie@wanadoo.fr
Site web : Hotel website [http://www.123france.com/123/fr/hotel.php?id_hot=812]
Note: A 200 metres de la gare Montparnasse. Quartier Montparnasse. Quartiers proches Quartier Latin, Luxembourg, Saint Germain des Pres.

Hotel NOVOTEL SEVRES (***) (40 chambres réservées)
11-13 Grande Rue - 92310 Sèvres.
Chambres : Single or double 180 Euros, Petit déjeuner inclus. Prix réduit à 130 Euros les nuits 1, 2, 3, 8, 9, 10 en octobre (week-ends avants en après le symposium)
Téléphone : 33 (0)1 46 23 20 96 – Fax: 33 (0)1 46 23 02 32
e-mail: h1979@accor-hotels.com
Site web : Hotel website [http://fr.federal-hotel.com/hotel_novotel-paris-pont-de-sevres-sevres_3129.htm]
Note: Localisé à Sèvres, près de la Seine. Accès à Paris depuis la station de metro : Pont de Sèvres. Hotel situé à environ 3 km de l'Observatoire de Meudon. Il y a un formulaire à remplir pour réserver la chambre.

Autres sites web pour réserver des hôtels dans Paris

Si vous préférez séjourner ailleurs dans Paris, nous donnons ci-dessous une liste de quelques sites web où l'on peut résever un hôtel. (Cette liste est incomplète.)

0800Paris-Hotels: http://www.0800paris-hotels.co.uk/ (in English) or http://www.0800paris-hotels.com/index_fr.asp (en français)

A1 Discount Paris Hotels: http://paris.fr.a1-discount-hotels.com/

Hotels-Paris.fr: http://www.hotels-paris.fr/en/ (in English) or http://www.hotels-paris.fr/fr/ (en français)

Hotels-Europe.ws: http://paris.hotels-europe.ws/

All City Hotel.net: http://www.allhotelsparis.net/

ParisBy.com: http://www.parisby.com/

123France.com: http://www.123france.com/

Kelkoo voyages: http://voyages.kelkoo.fr/b/a/c_170701_hotel.html (en français)

RatesToGo: http://www.RatesToGo.com/default.asp?country=France (in English) or http://www.ratestogo.com/default.asp?country=France&lc=FR (en français)

Les comptes-rendus du symposium Gaia "Gaia ou l'Univers en 3D" seront publiés par l'Agence Spatiale Européenne début 2005 dans sa série "Publications Spéciales" (SP-576). Les contributions doivent être préparées en utilisant les modèles LATEX disponibles ci-dessous. Des instructions détaillées sont données dans "Gaia2004_instructions.pdf". Toutes les composantes de chaque article (le fichier tex, les figures, et une version pdf de l'article complet) doivent être soumises à Gaia_Symposium_2004 at rssd.esa.int.

La date limite pour la soumission des communications dans leur version définitive est le 12 novembre 2004. Les contributions reçues après cette date limite ne seront pas incluses dans les comptes-rendus imprimés.

Les instructions aux auteurs sont détaillées dans Gaia2004_instructions.pdf: nombre de pages maximum, instructions précises pour la soumission de la ou des contributions, mode d'emploi du modèle LATEX (Gaia2004.cls) et structure du document. Si, malgré le soin apporté à la rédaction de ces instructions, vous avez des questions sur les aspects pratiques de la préparation de votre article, vous pouvez contacter Gaia_Symposium_2004 at rssd.esa.int, en mettant "Gaia 2004 proceedings" dans le sujet du mail.